Als thuiszorgorganisatie hebben wij, om u zo goed mogelijk te helpen, uw persoonsgegevens nodig. Persoonsgegevens zijn zaken als uw naam, adres en geboortedatum. Maar ook medische gegevens. U heeft wettelijk recht op privacy en bescherming van uw gegevens en daarom zijn wij verplicht uw persoonsgegevens goed te beschermen. Hieronder kunt u lezen hoe wij dat doen.
Inleiding
De directie van Thuiszorg De Zorgende Hand Nederland B.V. heeft ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen een reglement opgesteld houdende de regels voor de registratie van persoonsgegevens en de verwerking daarvan. Tevens zijn de rechten van betrokkenen ter zake van de registratie van hun persoonsgegevens opgenomen. Thuiszorg De Zorgende Hand geeft hierbij uitvoering aan de wettelijke vereisten zoals vastgelegd in onder andere:
- Wet langdurige zorg (Wlz)
- Zorgverzekeringswet (ZVW)
- Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo)
- Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)
- Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO)
Uw privacy is voor ons van groot belang. Wij houden ons dan ook aan de privacywet. Dit betekent dat wij onze doeleinden duidelijk vastleggen voordat wij uw persoonlijke gegevens verwerken, via deze privacyverklaring; zo min mogelijk persoonlijke gegevens opslaan en enkel de gegevens die nodig zijn voor onze doeleinden; expliciet toestemming vragen voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens, mocht toestemming verplicht zijn; benodigde beveiligingsmaatregelen treffen om uw persoonlijke gegevens te beschermen.
Wij leggen deze verplichtingen ook op
aan partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken; uw rechten respecteren,
zoals het recht op toegang, correctie of verwijdering van uw bij ons verwerkte
persoonsgegevens. Uw gegevens zijn veilig bij ons en wij zullen deze gegevens
altijd netjes gebruiken. In deze privacyverklaring leggen we uit wat we bij de
website www.dezorgendehand.nl allemaal doen met informatie die we over u te
weten komen. Als u vragen hebt, of wilt weten wat we precies van u bijhouden,
neem dan contact op met De Zorgende Hand Nederland B.V.
Artikel 1: Begripsomschrijvingen
Bij de hiernavolgende definities is zoveel als mogelijk aansluiting gezocht bij de betekenis die daaraan wordt toegekend in de AVG. In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet dient de betekenis te worden afgeleid uit de AVG.
Persoonsgegevens
Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
Persoonsregistratie
Een samenhangende verzameling (geautomatiseerd dan wel niet geautomatiseerd) van op verschillende personen betrekking hebbende gegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.
Bestand
Elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd is of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen.
Zorg
Voorzieningen tot behoud, herstel of ter bevordering van de arbeidsgeschiktheid of strekkende tot verbetering van levensomstandigheden van betrokkenen, alsmede maatschappelijke dienstverlening.
Verantwoordelijke van de persoonsregistratie
De zorgaanbieder De Zorgende Hand Nederland B.V.
Betrokkene
Degene over wie persoonsgegevens in de personenregistratie zijn opgenomen.
Derde
Ieder, niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijke of enig persoon die namens de
verantwoordelijke gerechtigd is om persoonsgegevens te verwerken.
Ontvanger
Degene aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt.
Toestemming van de betrokkene
Elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt.
Autoriteit Persoonsgegevens
De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) die toezicht houdt op de verwerking van persoonsgegevens in Nederland, zoals bedoeld volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Artikel 2: Werkingssfeer
Dit reglement is van toepassing op de geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens en de verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zullen worden opgenomen betreffende betrokkenen die thuiszorg van De Zorgende Hand Nederland B.V. (wensen te) ontvangen of zorg hebben ontvangen.
Artikel 3: Toestemming
Aan de betrokkene wordt schriftelijk toestemming gevraagd om in overleg te kunnen treden en/of informatie uit te wisselen met instanties die de zorg financieren en/of andere relevante instanties, zoals verwijzers, het Centrum indicatiestelling zorg (CIZ) en artsen. Een kopie van de schriftelijke toestemming wordt op verzoek meegezonden bij schriftelijke rapportages of bij een verzoek om inlichtingen betreffende een betrokkene.
Artikel 4: Cookies op de website
Onze website gebruikt geen cookies. Cookies zijn kleine bestandjes waar informatie in opgeslagen kan worden. Maar er kan ook mee gezien worden dat u een website weer bezoekt. Omdat onze website niet noodzakelijk is voor onze dienstverlening, gebruiken we op onze website geen cookies
Artikel 5: Beveiliging
Thuiszorg De Zorgende Hand Nederland B.V. is verantwoordelijk voor de naleving van de bepalingen van dit reglement en voor de juistheid en de volledigheid van de opgenomen gegevens. De Zorgende Hand Nederland B.V. draagt er zorg voor dat persoonsgegevens afdoende worden beveiligd tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Hiertoe legt De Zorgende Hand Nederland B.V. passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer. In ieder geval wordt, gelet op de stand van de techniek en de kosten van tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau gegarandeerd. De Zorgende Hand Nederland B.V. draagt de dagelijkse zorg voor de persoonsregistraties op aan één of meer medewerkers, welke werkzaam
is/zijn voor de verantwoordelijke. De medewerker verwerkt persoonsgegevens slechts in opdracht van de verantwoordelijke. Wij nemen de volgende maatregelen:
- Wij maken gebruik van beveiligde verbindingen (Secure Sockets Layer of SSL), waarmee alle informatie wordt afgeschermd wanneer wij persoonsgegevens invoeren.
- Alle zorgverleners hebben eigen inloggegevens. Op die manier worden uw
- persoonsgegevens afgeschermd.
- Wij nemen fysieke maatregelen zoals sloten en kluizen voor toegangsbescherming van de dossiers waarin persoonsgegevens opslagen zijn.
Artikel 6: Inhoud persoonsgegevens
Persoonsgegevens kunnen bestaan uit de volgende (zorginhoudelijke) gegevens:
- Personalia (inclusief personalia van een eventueel wettelijk vertegenwoordiger of
- gemachtigde van betrokkene);
- Identificatienummer/burgerservicenummer (BSN);
- Adres en telefoonnummer;
- Geboortedatum, geboorteplaats, geslacht en burgerlijke staat;
- Financiële en administratieve gegevens
Voorts kunnen in de registratie van de persoonsgegevens de navolgende gegevens worden opgenomen:
Gegevens betreffende een verzekeringsmaatschappij;
Gegevens betreffende zorgverleners, een zorginstelling, zorgkantoor en/of uitvoeringsinstelling.
Artikel 7: Doeleinden registratie, verwerking
Het registreren van persoonsgegevens vindt uitsluitend plaats in zoverre zulks noodzakelijk is voor een verantwoorde zorgverlening aan betrokkenen. De registratie en verwerking van persoonsgegevens vindt plaats ten behoeve een juiste en doelmatige zorgverlening door De Zorgende Hand Nederland B.V. teneinde productiegegevens te kunnen vastleggen, voor de financiële afhandeling van de geleverde zorg en voor statistische doeleinden ter zake van de zorgverlening door De Zorgende Hand Nederland B.V.
Persoonsgegevens van betrokkenen worden slechts verwerkt indien:
- de betrokkene hiertoe ondubbelzinnig zijn toestemming heeft verleend;
- de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of voor het nemen van precontractuele maatregelen naar aanleiding van een verzoek van een betrokkene en die noodzakelijk zijn voor het sluiten van een overeenkomst;
- de gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen;
- de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de verantwoordelijke of van een derde aan wie de gegevens worden verstrekt, tenzij het belang van de betrokkene prevaleert.
Wij sluiten met samenwerkingspartners verwerkingsovereenkomsten waarin is opgenomen dat uw gegevens op een verantwoorde wijze worden verwerkt en beschermd. De persoonsgegevens worden in overeenstemming met dit reglement op een behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt en deze worden niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.
Registreren, verzamelen en gebruiken van gegevens wordt uitgevoerd volgens de wettelijke regelingen en de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Artikel 8: Verstrekking van persoonsgegevens
Persoonsgegevens worden uitsluitend verstrekt aan personen werkzaam ten behoeve van de verantwoordelijke die deze in het kader van hun taakuitoefening c.q. dienstverlening mogen ontvangen en indien zulks in overeenstemming is met de in artikel 6 vermelde doeleinden. Aan derden worden persoonsgegevens uitsluitend verstrekt indien zulks noodzakelijk is op grond van een wettelijk voorschrift en/of indien zulks noodzakelijk is voor het doel van de registratie. Onder deze derden vallen onder andere de zorgverzekeraar, het zorgkantoor, de uitvoeringsinstelling, het College voor zorgverzekeringen (CVZ) en het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport
(Ministerie van VWS). Bovendien kan aan een externe accountant toegang worden verleend indien zulks ten uitvoer van diens opdracht noodzakelijk is. We verstrekken uw gegevens ook aan onze bezorgpartners, zodat we u poststukken kunnen sturen, en IT-dienstverlener, zodat wij u de juiste service kunnen bieden.
Verstrekking aan andere bedrijven of instellingen Met uitzondering van de hierboven genoemde partners, geven wij uw persoonsgegevens onder geen voorwaarde aan andere bedrijven of instellingen, behalve als wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf).
Artikel 9: Toegang tot de registratie van persoonsgegevens
Uitsluitend personen binnen de organisatie van de verantwoordelijke die daartoe zijn aangewezen door de directie van de verantwoordelijke en derhalve daartoe in het kader van hun taakuitoefening gerechtigd zijn, hebben toegang tot de registratie van persoonsgegevens.
Tot de gebruikers van de registratie behoren de directie van de verantwoordelijke en de cliëntenadministratie. Voor iedere gebruiker geldt een specifieke bevoegdheid ten aanzien van het invoeren, wijzigen en verwijderen van gegevens. Bovendien heeft iedere gebruiker zich ten aanzien van de persoonsgegevens schriftelijk tot geheimhouding verplicht.
Artikel 10: Bewaring persoonsgegevens
De persoonsgegevens van een betrokkene vallend onder de WGBO worden gedurende 15 jaar bewaard te rekenen vanaf het tijdstip waarop zij zijn vervaardigd, of zoveel langer als redelijkerwijs nodig is voor een goede zorgverlening. De gegevens niet vallend onder het eerste lid van dit artikel worden niet langer bewaard dan nodig is. Medicatie-toedienlijsten dienen 2 jaar bewaard te worden. De cliënt is verplicht de lijsten in het zorgdossier te bewaren en bij een teveel aan lijsten de organisatie te verzoeken de lijsten te beheren. De cliënt kan de lijsten opsturen of langsbrengen op het kantoor van de organisatie. Wanneer er op het gebied van medicatie een incident is voorgevallen
waardoor de afgesproken toediening of aanrijking is verstoord dan dienen de toedienlijsten 15 jaar te worden bewaard. Wanneer er sprake is geweest van Volledig Beheer over de medicatie worden medicatiegegevens ook 15 jaar bewaard. Binnen 1 jaar na het verstrijken van de geldende bewaartermijn als in dit artikel bepaald worden de gegevens op een verantwoorde manier uit de registratie verwijderd c.q. vernietigd.
Artikel 11: Verband met andere registraties
Binnen de organisatie van de verantwoordelijke bestaat er een verband tussen de registratie van persoonsgegevens met de persoonsregistratie ter zake van de archivering van dossiers en bestanden en met de registraties van persoonsgegevens betreffende verschillende soorten zorgdienstverlening naar financieringsbron (Wlz, ZVW, Wmo, pgb e.d.). Ten behoeve van het opvragen van relevante gegevens van betrokkenen, dan wel het verstrekken daarvan, bestaat er ter zake van de registratie van persoonsgegevens buiten de organisatie van verantwoordelijke een verband met de registraties van de Belastingdienst, zorg verlenende instellingen, uitvoeringsinstellingen, zorgkantoren en de Gemeentelijke Basisadministratie Personen (GBA).
Artikel 12: Verstrekking (identiteit)gegevens aan betrokkenen
Indien persoonsgegevens direct bij de betrokkene worden verkregen deelt de verantwoordelijke vóór het verkrijgen van de persoonsgegevens aan de betrokkene zijn identiteit mede en de doeleinden van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd.
In het geval persoonsgegevens door De Zorgende Hand Nederland B.V. worden verkregen van een ander dan betrokkene deelt De Zorgende Hand Nederland B.V. aan de betrokkene haar identiteit en de doeleinden van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd mede en wel op het moment van vastlegging van de gegevens dan wel op het moment dat de gegevens aan een derde worden verstrekt indien zij daarvoor zijn bestemd, één en ander behoudens het geval dat betrokkene daarvan reeds op de
hoogte is. De hiervoor bedoelde mededeling aan betrokkene vindt niet plaats indien mededeling aan de betrokkene onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost, alsmede indien de vastlegging of de verstrekking van de gegevens wettelijk is voorgeschreven. Alsdan legt de verantwoordelijke de herkomst van de gegevens vast in zijn dossier.
Artikel 13: Rechten van betrokkenen; recht op inzage; recht op correctie en vergetelheid
De betrokkene heeft het recht De Zorgende Hand Nederland B.V. te verzoeken hem mede te delen of hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt. De verantwoordelijke deelt zulks uiterlijk 4 weken na een daartoe strekkend verzoek aan betrokkene mede en indien de bedoelde gegevens worden verwerkt houdt de mededeling van de verantwoordelijke een overzicht van de gegevens, het doel van de verwerking daarvan alsmede de herkomst van de gegevens. Verstrekking van de gegevens kan door de verantwoordelijke worden geweigerd, indien zulks noodzakelijk is in het belang van de persoonlijke levenssfeer van een derde. De verantwoordelijke kan voor de gegevensverstrekking een redelijke vergoeding in rekening brengen.
De betrokkene heeft het recht de verantwoordelijke te verzoeken de door haar opgenomen persoonsgegevens aan te vullen, te verbeteren, te verwijderen of af te schermen indien deze gegevens onjuist zijn, voor het doel van de verwerking onvolledig zijn of niet ter zake dienend zijn. De verantwoordelijke dient zo spoedig mogelijk aan dit verzoek gehoor te geven, tenzij zulks in redelijkheid niet mogelijk is. Zulks is in redelijkheid niet mogelijk als er nog actief zorg wordt geboden en voor die zorg de persoonsgegevens van belang zijn voor de goede en verantwoorde veilige uitvoering van de zorg. Noch als er sprake is van een klacht of calamiteit. De betrokkene heeft binnen de AVG het recht de verantwoordelijke te verzoeken de door haar bewaarde persoonsgegevens te vernietigen. De verantwoordelijke dient hieraan binnen 3 maanden
na een daartoe strekkend verzoek van betrokkene gehoor te geven, zulks in afwijking van het bepaalde in artikel 8. De verantwoordelijke kan de vernietiging van de gegevens weigeren indien de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een derde, alsmede indien een wettelijk voorschrift zich daartegen verzet. De Zorgende Hand Nederland B.V. hanteert de bewaartermijnen die gelden binnen de WGBO en bewaart daarmee dossiers gedurende 15 jaren. Een dossier zal daarmee niet vernietigd worden voor de termijnen die gelden binnen de WGBO, maar het dossier wordt ontoegankelijk gemaakt voor
medewerkers in de organisatie en/of het delen van deze informatie met huisarts en/of apotheek. Bij een calamiteit binnen het dossier of een klacht die niet is afgerond, zal afgeweken worden van het de AVG-verordening vanwege de mogelijkheid voor de verweerder tot dossieronderzoek en verweer. U kunt een verzoek indienen inzage en toegang te krijgen tot uw gegevens om die doelgericht te kunnen delen met en doorgeven aan andere organisaties, bijvoorbeeld als de zorg wordt overgenomen. Dit wordt dataportabiliteit genoemd. Een verzoek tot verwijdering of dichtzetten van het dossier door betrokkene als in dit artikel wordt bedoeld kan tot gevolg hebben dat de verantwoordelijke alsdan niet meer over voldoende gegevens beschikt – bijvoorbeeld in het kader van de indicatiestelling van de zorg – om op verantwoorde wijze zorg te verlenen. Alsdan kan de verantwoordelijke verlening van de zorg aan de betrokkene
weigeren. Bij een verzoek tot verwijdering of vernietiging zal de verantwoordelijke de betrokkene hierop wijzen.
Artikel 14 Functionaris voor gegevensbescherming
Wij hebben een zogeheten functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Deze persoon is verantwoordelijk voor de privacy binnen onze organisatie. Onze functionaris voor gegevensbescherming heet B. Kooter en is bereikbaar per e-mail op info@dezorgendehand.nl en per telefoon op 06 – 404 203 37 voor uw vragen en verzoeken.
Artikel 15: Datalekken
Er is sprake van een datalek als persoonsgegevens terechtkomen op een plek waar ze niet behoren te zijn, bv. doordat ze verloren zijn geraakt of door onbevoegden kunnen worden ingezien, of niet op de juiste manier vernietigd zijn.
De Zorgende Hand Nederland B.V. doet er alles aan om datalekken te voorkomen. Dat doet De Zorgende Hand Nederland B.V. door binnen de organisatie voortdurend aandacht te vragen voor dit onderwerp tijdens overleggen en emails. Mocht er toch sprake zijn van een datalek, dan wordt dit gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Wanneer het datalek een hoog risico meebrengt voor de rechten en vrijheden van betrokkene(n) brengt De Zorgende Hand Nederland B.V. de personen hiervan schriftelijk op de hoogte. Als u het vermoeden heeft dat er sprake is van een datalek van uw persoonsgegevens kunt u hiervan een melding maken bij De Zorgende Hand Nederland B.V.. U kunt zich hiervoor contact opnemen met ons kantoor (tel: 06-404 203 64)
Artikel 16: Klachten
In het geval een betrokkene van mening is dat de verantwoordelijke dit reglement niet juist naleeft of op enige andere wijze een klacht heeft ter zake van de opgenomen persoonsgegevens kan betrokkene schriftelijk zijn klacht indienen bij de klachtenfunctionaris van De Zorgende Hand Nederland B.V. en/of
bij de onafhankelijke klachtencommissie van Klachtenportaal Zorg. De afhandeling van klachten wordt beschreven in het klachtenreglement. Het klachtenreglement vindt u op onze website. Indien een betrokkene – al dan niet na behandeling van diens klacht bij de verantwoordelijke als bedoeld in het voorgaande van dit artikel – van mening blijft dat de verantwoordelijke dit reglement niet juist naleeft kan betrokkene diens klacht ter behandeling indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Voor de wijze waarop zulks geschied wordt verwezen naar de website van de Autoriteit Persoonsgegevens: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/, dan wel kan betrokkene een brochure c.q. inlichtingen opvragen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Als er sprake is van een aangekondigde of lopende klacht volgens bovenstaande beschrijving, kunnen wij niet aan verzoeken doen tot correctie en verwijdering van het dossier in verband met mogelijk gevraagd verweer.
Artikel 17: Slotbepalingen
Iedere betrokkene ontvangt op verzoek een afschrift van dit privacyreglement. Dit privacyreglement wordt vastgesteld door de directie van De Zorgende Hand Nederland B.V. en kan te allen tijde door haar worden gewijzigd. Let dus altijd op de datum hierboven en kijk regelmatig of er nieuwe versies zijn. Wij zullen ons best doen wijzigingen ook apart aan te kondigen. In alle gevallen waarin dit privacyreglement niet voorziet beslist de directie van De Zorgende Hand Nederland B.V.